Manajemen kinerja yang baik

• Manajemen Kinerja

Data tidak ada nilainya, tapi pengetahuan tidak ternilai. Mungkin tidak kejadian dalam sejarah yang besar dibandingkan pasang surutnya Era Dot Com yang dramatis. Mengakumulsi gudang data informasi dan rekaman pelanggan dalam jumlah yang besar terbukti tidak berarti ketika data tidak bisa diubah ke dalam revenue sesungguhnya.

Sepanjang Era Dot Com, beberapa organisasi mengakui keuntungan menggunakan data sebagai sarana untuk memberikan hasil yang berarti dan informatif. Organisasi-organisasi ini menikmati pertumbuhan eksponential dengan keputusan yang cerdas, baik untuk diri mereka sendiri dan sebagai servis bagi pelanggan. Organisasi yang mengumpulkan data dalam jumlah yang besar dan gagal menjadikan data sebagai business intelligence dan manajemen kinerja menjadi contoh yang berwarna atas rencana bisnis yang gagal. Sementara, organisasi yang merubah data menjadi pengetahuan, metriks menjadi manajemen kinerja, dan memberikan respon yang cerdas pada pelanggan, menjadi tenaga yang dominan dalam ekonomi baru. Seseorang tidak perlu memandang Google sebagai contoh brilian sebagai perubahan akses ke data menjadi alat yang responsif, informatif, dan cerdas untuk kenyamanan klien dan memberikan revenue internal. Internet adalah lautan data yang diakses secara umum, yang dianggap tidak berharga jika diambil di luar konteks. Namun, ketika pengetahuan dan kreatifitas manusia diasah dan fokus pada satu lensa mikroskopik sebuah search engine untuk men-sort, filter, dan memberikan data yang relevan, kemudian data menjadi pengetahuan dalam piringan besar.

Apakah organsasi Anda menggunakan kekuatan data atau kekuatan pengetahuan?

Apakah organisasi mengumpulkan informasi untuk pelaporan atau untuk informasi keputusan bisnis real time?

Apakah organisasi Anda menggunakan data untuk mengukur kinerja masa lalu atau menerapkan pengukuran untuk memprediksi dan merubah masa depan?

Anda benar-benar memiliki bola kristal, karena sejarah berulang dengan sendirinya. Jika Anda mengumpulkan data historis dan pengukuran, maka Anda telah memiliki kerangka kerja untuk mulai membangun masa depan menurut rencana dan blue print Anda. Jika Anda memahami sebab dan akibat dari tindakan dan keputusan Anda dalam kondisi pasar dan lingkungan, maka Anda bisa membuat keputusan yang berdasarkan pengetahuan untuk memetakan masa depan Anda. Anda bisa merespon kondisi eksternal, Anda bisa bereaksi terhadap perubahan internal, dan Anda juga bisa merubah nasib Anda sendiri.

Anda bisa memilih menggunakan informasi untuk menyampaikan hasil yang terfokus dan informatif untuk pemahaman dan keputusan yang lebih baik, menggunakan data Anda seperti Google. Alternatifnya, Anda bisa mengumpulkan data untuk membuat peta laporan yang beragam dimana Anda berada, dan memilih gambaran yang hanya menggambarkan perspektif yang diinginkan. Laporan menjelaskan yang sebenarnya, dan tidak ada apapun selain kebenaran, tapi seringkali tidak menjabarkan kebenaran seluruhnya.

Mengelola data dan histori manajemen kinerja, pengetahuan, dan revenue bukan saja untuk organisasi besar. Prinsip yang sama juga diterapkan bagi perencanaan individu serta kinerja.

Sinyal Awal dan Laporan Berbasis Pengecualian

Mengumpulkan data Anda yang paling relevan dan laporan yang menunjukkan kunci matrik untuk mengukur kesuksesan. Kunci matrik untuk mengukur kesuksesan seringkali dimasukkan ke dalam topik berikut:

1. Keuangan
2. pendapatan atau biaya.Kepuasan pelanggan.
3. Mutu.Produktifitas.
4. Kecepatan.Kinerja.

Mengacu pada data yang Anda gunakan untuk mengukur kinerja di masa lalu. Menemukan komponen penting yang mempengaruhi keuangan, kepuasan pelanggan, mutu, produktivitas, kecepatan, atau kinerja. Membuat daftar daftar kejadian, katalis internal dan eksternal yang telah memberikan hasil untuk keinginan yang spesifik atau hasil yang tidak diingnkan. Dengan menggunakan pengalaman dan data historis, buat catatan sebab dan akibat yang diilustrasikan dalam tren Anda. Pelajari penyebab untuk menyaring pengukuran yang berarti yang memberikan tren yang diinginkan maupun tidak.

Setelah Anda mengidentifikasi katalis penting yang terkait dengan matrik, maka Anda bisa membuat laporan prediksi baru yang membantu menuntuk bisnis Anda dengan informasi yang cerdas.

Laporan yang berisi semua data yang tersdia mungkin akan membingungkan dan menyembunyikan fakta atau tren yang aktual. Jika Anda mengukur ratusan atau ribuan transaksi, kinerja rata-rata mungkin bisa cukup diterima untuk menyembunyikan beberapa pengecualian individu secara sementara yang bisa menciptakan malapetaka di masa depan. Tambahkan laporan kegiatan keseluruhan dengan laporan yang berbasis pengecualian yang spesifik, fokus yang memisahkan elemen data yang sudah Anda tentukan sebagai katalis bisnis Anda. Laporan berbasis pengecualian atas pengecualian-pengecualian dari bisnis normal yang sudah Anda identifikasikan sebagai akar penyebab atas efek yang baik atau buruk. Laporan-laporan yang terkonsentrasi ini harus ditinjau untuk tanggapan yang lebih cepat, dan dampak keseluruhan harus menciptakan hasil yang konsisten pada laporan untuk semua kegiatan yang terakumulasi.

Tujuan Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Pastikan untuk membandingkan rencana, tujuan dan tren jangka pendek dan jangka panjang. Aktivitas bulanan dan catur wulan bisa jadi diakibatkan oleh tren musiman. Tren mingguan merefleksikan aktivitas yang konsisten pada hari-hari tertentu dalam minggu. Kegiatan marketing dan sales khususnya dipengaruhi oleh tren harian, mingguan, bulanan, caturwulan, dan tahunan. Kegiatan-kegiatan ini juga dipengaruhi oleh kejadian eksternal. Ketika mengumpulkan data untuk analisa historis untuk menciptakan prediksi tren, catatan dokumen sebagai reminder kejadian eksternal dan aktivitas yang mungkin mempengaruhi hasil Anda.

Untuk perencanaan personal dan perencanaan organisasi internal, menyeimbangkan tujuan jangka pendek dengan tujuan jangka panjang. Ini memang benar saat menyeimbangkan anggaran personal dan profesional. Investasi jangka pendek harus seimbang dengan reward jangka panjang. Mengeluarkan anggaran jika memungkinkan, untuk menghindari kerugiannya, terkadang dalam minat terbaik tujuan jangka pendek dan panjang. Dengan menunda sebuah kegiatan, menjadwalkan waktu dan sumber, seringkali dipengaruhi oleh kebutuhan yang mendadak dan mendesak. Bandingkan kebutuhan mendesak dengan prioritas jangka panjang dan memperluas pengaruh untuk menentukan pendekatan yang seimbang yang terbaik.

Menyeimbangkan Sasaran Perusahaan dan Personal

Apakah laporan manajemen secara akurat tercermin di matrik kinerja personel? Saat tiba waktunya melakukan tinjauan tahunan, memiliki pengukuran yang spesifik bagi kinerja individu telah tercermin secara akurat dengan laporan kinerja yang dibuat oleh organisasi?

Masing-masing individu harus memiliki serangkaian tujuan dan sasaran yang ditetapkan yang bisa diukur untuk kinerja. Pengukuran kinerja bisa berdasarkan kecepatan, akurasi, mutu, atau hanya berdasarkan penyelesaian tugas tertentu. Kerangka waktu dan kepuasan pelanggan juga merupakan pengukuran kinerja yang umum. Indikator individu juga harus terhubung lansung dengan laporan kinerja manajemen secara keseluruhan. Ini memungkinkan masing-masing individu untuk mengenali seberapa besar kinerja personal mempengaruhi pencapaian tim secara total. Saat ini terjadi, sangat mudah untuk melakukan penilaian kinerja dengan adil dan tidak bias, tanpa mengejutkan siapapun. Yang lebih penting, pengakuan kontribusi personal menjadi pembicaraan sehari-hari dalam komitmen mutual, dibandingkan tinjauan tahunan.

Menyeimbangkan Sasaran Internal dan Eksternal

Jika Anda mencapai tujuan dan sasaran, apakah ini atas biaya vendor, suplier atau klien Anda? Jika pemenuhan sasaran membutuhkan pengorbanan yang tidak seimbang dari rekan bisnis atau pelanggan, maka Anda hanya perlu menunda masalah yang tidak terelakkan dan kematian Anda. Jika kesuksesan Anda hanya bisa dicapai dengan mengorbankan vendor atau suplier, maka yang terbaik biasanya akan kehilangan minat dan menemukan alternatif untuk melindungi organisasi mereka. Menciptakan budaya ini dengan vendor akan menyebabkan konflik dan kurangnya komitmen mutual. Memperlakukan vendor dan supplier sebagai rekan untuk kesuksesan bersama, dan mengharapkan hal yang sama sebagai balasannya.

Jika kesuksesan Anda membutuhkan pengorbanan sepihak dari klien, maka Anda akan menemukan diri Anda tanpa pelanggan. Klien bisa se-loyal vendor dan supplier ketika diperlakukan dengan martabat, nilai, komitmen, dan respek. Klien tidak akan sesabar vendor jika ada kekurangan dalam hubungan.

Menggunakan Teknologi untuk Memberdayakan Sasaran Bisnis

Gunakan teknologi untuk mengumpulkan data, menyusun dan memisahkan katalis kunci untuk bisnis Anda. Gunakan tren historis untuk menciptakan pengecualian berdasarkan laporan prediktif. Monitor tren kegiatan dan sasaran jangka pendek dan panjang. Gunakan data nyata untuk menunjukkan kinerja individu sebagai kontribusi kinerja secara keseluruhan, dan membuatnya ini tersedia bagi kontributor individu sehari-hari, para individu mulai mengelola kesuksesan bisnis secara keseluruhan. Kontributor individu paling sering mengenali sebab dan akibat seperti diilustrasikan dalam laporan berbasis pengecualian, dan memiliki kemampuan untuk menerapakan perubahan yang efektif saat dibutuhkan. Kontributor individu biasanya memiliki hubungan personal yang paling signifikan atau interaksi dengan vendor, supplier, dan pelanggan. Teknologi bisa digunakan untuk memungkinkan visibilitas dipenjuru organisasi. Teknologi bisa memfasilitasi pemberdayaan dan mengkomunikasikan informasi, tidak hanya menyediakan tren pengecualian, tapi juga dukungan data yang spesifik yang di perlukan untuk membuat keputusan yang teredukasi secara tepat.

Sekarang keputusan ada ditangan Anda. Akankah Anda menggunakan teknologi untuk mengumpulkan dan mengkomunikasikan data yang relevan dalam respon yang terfokus seperti Google, atau Anda sekedar duduk di kursi Anda dengan grafik beraneka warna dari era sebelumnya?

***

Kata-Kata Bijak

"Cara terbaik untuk memprediksi masa depan adalah dengan menemukannya."

- Alan Kay

"Semua keadaan manusia memiliki ketidaknyaman. Kami merasakan kehadirannya baik tidak melihat atau merasakannya di masa datang; dan karena itu kemi sering mengacaukan perubahan tanpa amandemen, dan seringkali memperburuknya."

- Benjamin Franklin

"Jangan biarkan masa depan menganggu Anda. Anda akan menjumpainya, jika Anda harus melakukannya, dengan senjata alasan yang sama dimana dengan senjata saat ini yang digunakan untuk melawan saat ini."

- Marcus Aurelius Antoninus

"Data tidak ada harganya, tapi pengetahuian tidak ternilai."
- John Mehrmann

***

Oleh: John Mehrmann adalah penulis The Trusted Advocate: Accelerate Success with Authenticity dan Integrity, panduan fundamental untuk mencapai sales yang luar biasa dan mempertahankan loyalitas pelanggan. John Mehrmann adalah penulis lepas dan President of Executive Blueprints Inc., sebuah organisasi yang ditujukan untuk meningkatkan praktek bisnis dan mengembangkan sumber daya manusia.